Task Management

Ich liebe ToDo-Listen und Reminder. Ich habe aktuell über 50 unterschiedliche Listen mit jeweils einigen Einträgen, gruppiert nach Projekten, Themen, Notwendigkeit und Anwendungsfall. Dazu kommen mehrere Task Management Tools, die ich einerseits privat und andereseits geschäftlich nutze.

Bevor ich damit anfange wieso und warum ich welche Tools wie verwende, möchte ich eine kurze Übersicht über all diese Tools geben:

  • Wunderlist (ToDo-Listen)
  • TickTick (ToDo-Listen)
  • Apple Reminders (Erinnerungen)
  • Google Inbox ((E-Mail)-Erinnerungen)
  • Spark (E-Mail-Erinnerungen)
  • JIRA (Projektmanagement)
  • Asana (Projektmanagement)

Warum das alles?

Und warum so viele unterschiedliche Tools? Nun, ich habe kein wirklich gutes Gedächtnis was alltägliche Dinge angeht. Das hatte ich noch nie und daher habe ich in der Vergangenheit Dinge entweder vergessen oder viel Zeit darauf verwendet um mich permanent daran zu erinnern eine wichtige Aufgabe eben nicht zu vergessen.

Irgendwann vor vielen Jahren bin ich dann dazu übergegangen mir sofort alles, was irgendwie erledigt werden muss, aufzuschreiben. Anschließend habe ich einen Termin gesetzt zu dem die Erinnerung wieder erscheinen soll, damit ich sie so lange vergessen kann, bis sie letztlich relevant wird.

Der Vorteil, den ich dadurch hatte, war enorm. Nachdem ich mich konditioniert hatte alles zu notieren hatte ich einen Kopf für andere Dinge. Ich konnte mich auf die wesentlichen Aufgaben konzentieren und musste nicht im Hinterkopf behalten, dass ich doch heute noch die Wäsche waschen muss.

Je exzessiver ich die Reminder-Funktion meines Smartphones nutzte, desto mehr stellte ich fest, dass es viele unterschiedliche Arten der Erinnerungen gibt. Jede Art von Erinnerung hat einen etwas anderen Anwendungsfall und damit auch etwas andere Anforderungen. Leider gibt es meines Wissens nach keine App, die all diese Anforderungen erfüllt. Daher verwende ich für jeden unterschiedlichen Zweck eine unterschiedliche App:

Wunderlist

Wunderlist ist für mich perfekt, wenn es um langwierige, private Aufgaben geht. In Ordnern gruppierte Listen können entworfen und dann vergessen werden, bis das Szenario auftritt. Besonders sinnvoll ist das zum Beispiel für Checklisten.

Beispiel: Ich möchte in den Urlaub fahren. Hab ich alles dabei? Wie wäre es, wenn ich in meiner Wunderlist Liste nachsehe, ob ich alles eingepackt habe? Dort kann ich den gesamten Koffer und alle eventuellen Notwendigkeiten durchgehen und alles abhaken, was entweder schon gepackt oder nicht benötigt wurde. Zahnpasta? Check. Reisepass? Check. Sonnencreme? Brauch ich nicht. Check.

Außerdem von Vorteil ist die Funktion des Teilens von Listen. So kann ich die Einkaufsliste mit meiner Freundin teilen und wenn es ans Einkaufen geht, wissen beide was benötigt wird.

TickTick

TickTick hat große Ähnlichkeiten zu Wunderlist, ist aber (für mich) in Sachen Zeitmanagement stärker. Auch hier lassen sich Listen gruppieren, Unterlisten erstellen, Dateien hochladen und Deadlines setzen. Deswegen verwende ich TickTick für alles, was meine Selbstständigkeit angeht. Projektziele und persönliche Tagesziele werden dort eingetragen und verwaltet. So vergesse ich nichts mehr.

Google Inbox und Spark

Mein Liebling für akute, aber nicht Minutenkritische Aufgaben. Google Inbox macht es einfach, Aufgaben in gewisse Zeitgebiete zu verschieben. Das wäre zum Beispiel morgen früh, heute Abend, dieses Wochenende, nächste Woche, etc. Also recht ungenaue Bereiche, die aber trotzdem Taggenau sind. Wenn ich also im Laufe des Tages eine gewisse E-Mail beantworten möchte oder nochmal nachhaken will, wenn bis zu einem gewissen Datum keine Antwort gekommen ist, ist Google Inbox die beste Wahl. Auch toll finde ich die Integration einfacher ToDos in das E-Mail-Postfach. So kann ich per Browser-Plugin zum Beispiel mit nur einem Klick die aktuelle Seite als ToDo speichern und sie am Abend in Ruhe lesen.

Spark ist hier die freie Alternative zu Google Inbox. Wer sein E-Mail-Konto (aus beruflichen Gründen zum Beispiel) nicht bi Google hat, kann mit der Spark-Anwendung am iPhone oder Mac ebenfalls E-Mails auf bestimmte Zeiten datieren.

Apple Reminders

Wenn etwas wirklich dringend und zeitkritisch ist, sind die Apple Reminders optimal. Da ich voll im Apple-Ökosystem verschwunden bin, werde ich zum Zeitpunkt der Wiedervorlage nicht nur an meinem iPhone genervt - und zwar so lange, bis ich die Erinnerung abgehakt habe - sondern auch an meinem MacBook und an der Apple Watch.

Sinnvoll ist das zum Beispiel, wenn ich unbedingt daran denken muss, vor dem Feierabend das Ladegerät einzupacken, oder ich morgen früh meinen Regenschirm mitnehmen oder mich vor dem Duschen rasieren muss.

JIRA und Asana

Diese beiden Tools sind mehr Jobbedingt und vermutlich nur von Relevanz, wenn man im Bereich des Projektmanagements oder der Projektdurchführung tätig ist. Beides sind Ticketsysteme, die einem eine gute Übersicht über laufende Projekte bieten und dabei die Kollaboration mit Kollegen effizient ermöglichen. Damit lassen sich auch große Projekte in kleine Teile zerstückeln und somit bewältigen, ohne dass ein Detail verloren geht.


Mein Rat an dich

Zugegeben, vielleicht übertreibe ich ein wenig. Ich bin ein Mensch fürs Detail (in gewissen Bereichen zumindest) und liebe deswegen Tools, die mir helfen meinen Alltag so effektiv wie möglich zu gestalten ohne dass wichtige Dinge liegen gelassen werden. Was ich mit diesem Beitrag ausdrücken möchte ist, dass ToDo-Listen ein extrem mächtiges Tool sind, welches vielseitig eingesetzt werden kann. Ich glaube nicht, dass du von heute auf morgen jeden dieser Aspekte umsetzen wirst, aber vielleicht ist der ein oder andere Punkt dabei, der dir helfen könnte, deinen Alltag etwas einfacher zu gestalten.

Möchtest du Checklisten pflegen um bei wichtigen und seltenen Ereignissen wie Urlaub, Umzug, Bewerbung oder wichtigen Entscheidungen nichts zu vergessen? Möchtest du eine Bucket List pflegen und den Status überwachen?

Möchtest du vielleicht nie wieder vergessen Staub zu saugen, die Spülmaschine auszuräumen oder eine Überweisung zu tätigen? Möchtest du nicht mehr vergessen, dass du doch noch auf eine Antwort per E-Mail von deiner Bank wartest?

Möchtest du nie wieder deinen Schal, Laptop oder das wichtige Dokument für das Meeting heute vergessen?

Oder möchtest du nie wieder wichtige Details eines großen Projektes vergessen und dich ganz auf die aktuelle Aufgabe fokussieren?

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